Ratgeber · Stand November 2026

Rechnungsprogramm wechseln: Daten mitnehmen ohne Lücken

Kurz beantwortet

Vor dem Wechsel exportieren Sie Kunden und Artikel als CSV-Datei, alle Ausgangsrechnungen als PDF, E-Rechnungen zusätzlich als XML-Datei und die Daten für Ihre Steuerberatung. Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Am saubersten wechseln Sie zum 1. Januar. Prüfen Sie vor der Kündigung, wie lange Sie an die alten Daten kommen: Bei sevdesk werden sie laut Hilfe-Center bis zu drei Monate nach der Kündigung gespeichert, bei Lexware Office bleiben sie laut Hilfe-Center zehn Jahre lesbar. Dies ist keine Steuerberatung.

Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet in seiner Suite selbst eine Rechnungs-App an und ist hier als Anbieter enthalten. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter (Stand 9. November 2026); es gelten Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen. Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. So entsteht diese Übersicht.

Export→Aufbewahrung→Nummernkreis→Jahreswechsel

Was Sie aus dem alten Programm mitnehmen

Stammdaten

Kunden, Lieferanten und Artikel

Exportieren Sie Kunden, Lieferanten und Artikel als CSV-Datei und behalten Sie die Kundennummern bei; easybill kann vorhandene Kundennummern beim Import übernehmen. FastBill und Zervant verlangen laut Hilfe eine UTF-8-codierte Datei, sonst gehen Umlaute verloren.

Rechnungen

Rechnungen, Stornos und Gutschriften als PDF

Laden Sie alle ausgestellten Dokumente herunter, auch Stornos und Gutschriften. easybill bietet laut Hilfe alle Dokumente eines Zeitraums als ZIP mit einzelnen PDF-Dateien, Zervant Rechnungen als CSV oder PDF.

E-Rechnung

E-Rechnungen als XML-Datei

Eingehende Belege müssen laut GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, „z. B. Rechnungen im XML-Format“; bei E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil. Ein Ausdruck genügt nicht. Sichern Sie die XML-Dateien Ihrer ein- und ausgehenden E-Rechnungen oder lassen Sie sie im alten System lesbar.

Offen

Offene Posten, Mahnungen und Abos

Notieren Sie unbezahlte Rechnungen, Mahnstufen und wiederkehrende Rechnungen. Offene Vorgänge führen Sie am einfachsten im alten Programm zu Ende, Abos legen Sie im neuen mit dem nächsten Fälligkeitsdatum an.

Steuerberatung

Buchhaltungsdaten für die Kanzlei

Enthält das alte Programm auch Belege und Buchungen, erstellen Sie vor der Kündigung einen vollständigen Export, etwa im DATEV-Format. sevdesk liefert den Datei-Export laut Hilfe als ZIP mit Belegbildern, Buchungsstapel und Stammdaten. Lexware Office nennt unter anderem „alle Belege zum Archivieren im PDF- oder Originalformat“.

Aufbewahrung nach dem Wechsel

Fristen. Ausgestellte und erhaltene Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Nach § 147 Abs. 3 AO gelten für Buchungsbelege ebenfalls acht, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre.

Systemwechsel nach GoBD. Das alte Programm müssen Sie laut GoBD (Rz. 142 bis 144) nur dann nicht über die ganze Frist vorhalten, wenn die Daten „quantitativ und qualitativ gleichwertig“ in ein neues System oder Archiv überführt werden und dort die gleichen Auswertungen möglich sind. Bei einer Migration darf nur das Format umgesetzt werden, nicht der Inhalt. Datenextrakte, Reports oder Druckdateien reichen nicht, wenn dabei nicht alle Daten übernommen werden.

Nach fünf Jahren. Nach § 147 Abs. 6 AO genügt es nach einem Systemwechsel, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, solange keine Außenprüfung begonnen hat.

Praktisch heißt das: Lesezugriff auf das alte Konto behalten oder vollständig exportieren. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, was für Sie reicht. Dies ist keine Steuerberatung.

Rechnungsnummern ohne Lücken und Doppel

Als Kleinunternehmer verlangt § 34a UStDV keine Rechnungsnummer; nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Planen Sie deshalb so:

letzte Nummer im alten Programm notieren
im neuen Programm mit der nächsten Nummer weitermachen oder zum Jahreswechsel ein neues Präfix wie RE-2027- beginnen
keine Nummer doppelt vergeben
Stornos zu alten Rechnungen im alten Programm erstellen

FastBill empfiehlt laut Hilfe, das Nummernmuster in den Grundeinstellungen zu hinterlegen; die nächste Rechnung erhält dann die gewünschte Nummer. In meetergo lassen sich Nummernkreise laut Hilfe-Center anpassen, Billomat nennt individuelle Nummernkreise. Mehr unter Rechnung schreiben. Dies ist keine Steuerberatung.

Der richtige Zeitpunkt

Jahreswechsel

Zum 1. Januar wechseln

Dann liegt jedes Kalenderjahr vollständig in einem System. Das erleichtert EÜR, Rechnungsübersicht und den Blick auf die Umsatzgrenzen nach § 19 Abs. 1 UStG, die sich auf Vorjahr und laufendes Jahr beziehen.

Kündigung

Fristen des alten Anbieters

sevdesk lässt laut Hilfe-Center nur zum Laufzeitende kündigen, mit 14 Tagen Frist, sonst verlängert sich das Abo. Billomat nennt 14 Tage zum Laufzeitende, Lexware Office ist monatlich kündbar. Bei easybill endet nur das bezahlte Paket, das Konto bleibt im Free-Tarif.

Übergang

Ein paar Wochen Überschneidung

Richten Sie das neue Programm vor dem Stichtag ein und schreiben Sie eine Testrechnung. Ab dem Stichtag entstehen Rechnungen nur noch im neuen Programm; das alte bleibt aktiv, bis alles gesichert ist.

Import und Export laut Anbieter

Nur was die Anbieter auf Hilfe- und Preisseiten beschreiben, Stand 9. November 2026. „Nicht genannt“ heißt: auf den geprüften Seiten nicht gefunden.

Programm	Import	Export	Nach der Kündigung
meetergo Rechnungen	nicht genannt	DATEV-Export; Sync ausgestellter Rechnungen mit Lexware Office	nicht genannt
sevdesk	Kontakte und Artikel per CSV	DATEV Buchungsdatenservice oder ZIP mit Belegbildern und CSV-Dateien	Daten bis zu drei Monate gespeichert
Lexware Office	Kunden, Produkte und Services per CSV; Rechnungen als PDF oder JPEG in der Belegerfassung	Belege als PDF oder im Originalformat, CSV, DATEV, Betriebsprüfer-Export	Lesezugriff zehn Jahre, bis auf Weiteres kostenlos
easybill	Kunden und Artikel per CSV oder Excel	Dokumente eines Zeitraums als ZIP mit PDF	Konto bleibt im Free-Tarif; Archivkosten laut Tabelle
Papierkram	Waren, Kunden, Lieferanten und Rechnungen per CSV	alle relevanten Daten als CSV, DATEV ab S	nicht genannt
FastBill	Kunden per CSV, höchstens 300 je Import; fremde Rechnungen als Einnahme-Beleg	PDF, ZIP, XLS und CSV	nicht genannt
Billomat	Kunden, Lieferanten und Artikel per CSV	nicht genannt	nicht genannt
Zervant	Kunden per CSV; kein Import bestehender Rechnungen	Rechnungen als CSV oder PDF	nicht genannt
SumUp Rechnungen	nicht genannt	Datenexport für die Buchführung	nicht genannt

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Wer alte Rechnungen als Datensätze übernehmen will, findet bei Papierkram einen CSV-Import für Rechnungen; bei Zervant geht das laut Hilfe nicht. Ziehen Sie auch die Buchhaltung um, passt ein Programm mit EÜR und Betriebsprüfer-Export wie Lexware Office besser als meetergo, das laut Anbieter keine komplette Buchhaltung bietet. Einen XML-Export von E-Rechnungen haben wir nur bei easybill (für Bestellungen im Import Manager) beschrieben gefunden; prüfen Sie das im Test.

Fragen und Antworten

Darf ich nach dem Wechsel das alte Konto löschen?

Nur wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten vollständig und auswertbar übernommen sind (GoBD Rz. 142 bis 144). Bei sevdesk werden die Daten nach der Kündigung laut Hilfe-Center nur bis zu drei Monate gespeichert; exportieren Sie vorher. Dies ist keine Steuerberatung.

Reicht es, alle Rechnungen als PDF zu sichern?

Für PDF-Rechnungen ist die PDF das Original. Bei E-Rechnungen zählt der XML-Teil. Enthält das alte Programm Ihre Buchhaltung, gehören die Buchungsdaten dazu; eine Druckdatei allein reicht nach GoBD Rz. 144 nicht. Dies ist keine Steuerberatung.

Kann ich alte Rechnungen ins neue Programm importieren?

Papierkram nennt einen CSV-Import für Rechnungen, Lexware Office nimmt Rechnungen als PDF oder JPEG in der Belegerfassung an, FastBill erfasst Rechnungen aus anderer Software als Einnahme. Zervant bietet laut Hilfe keinen Import bestehender Rechnungen.

Wann ist der beste Zeitpunkt?

Der Jahreswechsel, mit ein paar Wochen Überschneidung. Beachten Sie die Kündigungsfrist des alten Anbieters, bei sevdesk etwa 14 Tage vor Laufzeitende.

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Quellen

Abgerufen am 9. November 2026. Zervant-Hilfeartikel liegen auf ageras.com, der Website der Unternehmensgruppe. Keine Steuerberatung.

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Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. „Rechnungsprogramm wechseln: Daten mitnehmen ohne Lücken“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://rechnungsprogramm-fuer-kleinunternehmer.de/wechsel/