Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht laut § 34a UStDV weniger Angaben als eine normale Rechnung: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrer Kundschaft, Ihre Steuernummer (oder USt-IdNr. bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie den Betrag in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Umsatzsteuer weisen Sie nicht aus. Tun Sie es trotzdem, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich; wir empfehlen sie trotzdem, weil sie Zuordnung, Storno und einen späteren Wechsel zur Regelbesteuerung erleichtert. Dies ist keine Steuerberatung.
Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet in seiner Suite selbst eine Rechnungs-App an und ist hier als Anbieter enthalten. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter (Stand 9. November 2026); es gelten Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen. Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. So entsteht diese Übersicht.
Schritt für Schritt zur Rechnung
- Status prüfen. Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).
- Absender einrichten. Vollständiger Name, vollständige Anschrift und die Steuernummer vom Finanzamt. Statt der Steuernummer dürfen Sie eine USt-IdNr. oder eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben (§ 34a Nr. 2 UStDV).
- Kundin oder Kunden eintragen. Vollständiger Name und vollständige Anschrift.
- Leistung beschreiben. Bei Waren Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Umfang und Art, zum Beispiel „4 Stunden Gartenpflege“.
- Betrag ohne Umsatzsteuer. Das Entgelt in einer Summe, ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag.
- Hinweis setzen. Zum Beispiel: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Programme mit Kleinunternehmer-Einstellung setzen ihn automatisch.
- Datum und Nummer. Das Ausstellungsdatum ist Pflicht, eine fortlaufende Nummer empfehlenswert.
- Versenden. Papier geht immer. Eine PDF per E-Mail braucht nach § 14 Abs. 1 UStG die Zustimmung des Empfängers; klären Sie den Versandweg am besten schon im Angebot.
- Aufbewahren. Ein Doppel jeder Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG).
Dies ist keine Steuerberatung.
Beispielrechnung: so ist eine Kleinunternehmer-Rechnung aufgebaut
Ein Beispiel mit erfundenen Namen, Nummern und Beträgen. Die rechte Spalte zeigt, ob § 34a UStDV die Angabe verlangt.
| Feld | Beispiel (fiktiv) | Pflicht nach § 34a UStDV |
|---|---|---|
| Absender | Erika Musterfrau, Grafikdesign, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt | ja (Nr. 1) |
| Empfänger | Max Mustermann GmbH, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt | ja (Nr. 1) |
| Steuernummer | Steuernummer 000/000/00000 (Beispiel) | ja, oder USt-IdNr. bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (Nr. 2) |
| Rechnungsdatum | 9. November 2026 | ja (Nr. 3) |
| Rechnungsnummer | RE-2026-0012 | nicht genannt; empfohlen, bei Regelbesteuerung Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) |
| Leistungszeitraum | Oktober 2026 | nicht genannt; bei Regelbesteuerung Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG) |
| Leistung | Logo-Entwurf mit 3 Varianten, 2 Korrekturrunden | ja, Umfang und Art der Leistung (Nr. 4) |
| Betrag | Gesamtbetrag 850,00 € | ja, in einer Summe (Nr. 5) |
| Hinweis | „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ | ja (Nr. 5) |
| Zahlungsziel | zahlbar bis 23. November 2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 | nicht genannt; wichtig für den Zahlungsverzug (§ 286 BGB) |
Bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (Kleinbetragsrechnung) genügen nach § 33 UStDV Ihr Name und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung und der Betrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung; Empfänger und Steuernummer sind dort nicht verlangt. Stellt Ihre Kundin die Abrechnung nach Vereinbarung selbst aus (Gutschrift), muss das Wort „Gutschrift“ darauf stehen (§ 34a Nr. 6 UStDV). Dies ist keine Steuerberatung.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Umsatzsteuer trotzdem ausweisen
Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG, „unberechtigter Steuerausweis“). Berichtigen lässt sich das nur auf gesonderten schriftlichen Antrag beim Finanzamt. Häufige Ursache ist eine alte Vorlage mit Steuerzeile oder ein Programm, in dem die Kleinunternehmer-Einstellung nicht gesetzt ist.
Der Hinweis auf § 19 UStG fehlt
Ohne Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt eine Pflichtangabe nach § 34a Nr. 5 UStDV. Die Rechnung lässt sich berichtigen: Die fehlende Angabe wird mit einem Dokument nachgereicht, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV, nach § 34a entsprechend anwendbar).
Verschickte Rechnungen überschreiben
Ändern Sie eine verschickte Rechnung nicht einfach in der Datei. Berichtigen Sie sie mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung oder stornieren Sie sie und stellen Sie eine neue aus. Viele Programme erzwingen das: In meetergo lässt sich eine ausgestellte Rechnung laut Hilfe-Center nicht mehr ändern, bei einer Absage entsteht ein Storno.
Kein Zahlungsziel und kein Verzugshinweis
Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Wer an Privatkunden verkauft, schreibt diesen Hinweis deshalb mit auf die Rechnung.
Die Umsatzgrenze aus dem Blick verlieren
Überschreitet Ihr Gesamtumsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro, sind die Voraussetzungen von § 19 Abs. 1 UStG nicht mehr erfüllt. Behalten Sie Ihren Umsatz im Blick; die Rechnungsübersicht im Programm hilft dabei. Mehr zu den Grenzen steht auf der Startseite. Dies ist keine Steuerberatung.
Rechnungsnummern: was gilt und was sich bewährt
§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht. Für Rechnungen nach den allgemeinen Regeln verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG dagegen „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Spätestens wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, brauchen Sie also Nummern.
Was sich bewährt:
- ein Format mit Jahr und Zähler, etwa RE-2026-0001
- jede Nummer nur einmal vergeben, auch wenn mehrere Personen Rechnungen schreiben
- eigene Nummernkreise für Angebote, Gutschriften und Stornos
- beim Programmwechsel mit einer Nummer oberhalb der letzten alten Nummer weitermachen
Rechnungsprogramme vergeben Nummern automatisch. In meetergo lassen sich Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Stornos laut Hilfe-Center anpassen. sevdesk nennt fortlaufende Nummernkreise auf seiner Handwerk-Seite. Dies ist keine Steuerberatung.
Fragen und Antworten
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer angeben?
§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht als Mindestangabe. Wir empfehlen sie trotzdem: Sie erleichtert die Zuordnung von Zahlungen und Stornos, und nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist sie Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Dies ist keine Steuerberatung.
Welcher Satz muss auf die Rechnung?
§ 34a Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt; einen festen Wortlaut gibt die Vorschrift nicht vor. Nah am Gesetz ist: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Lexware Office schlägt laut Hilfe den Text „Der Rechnungsbetrag ist Gegenstand der Kleinunternehmerbesteuerung nach §19 UStG.“ vor.
Muss das Leistungsdatum auf die Rechnung?
§ 34a UStDV nennt es nicht. Für Rechnungen nach den allgemeinen Regeln verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Die Angabe hilft Ihrer Kundschaft bei der Zuordnung und schadet nicht. Dies ist keine Steuerberatung.
Darf ich die Rechnung als PDF per E-Mail schicken?
Ja, mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Als Kleinunternehmer dürfen Sie nach § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung, also Papier oder PDF, statt einer E-Rechnung übermitteln. Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt für Ihre eigenen und für erhaltene Rechnungen. Dies ist keine Steuerberatung.
Was mache ich, wenn auf der Rechnung etwas falsch ist?
Fehlende oder falsche Angaben berichtigen Sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder Sie stornieren die Rechnung und stellen eine neue aus. Haben Sie versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, gilt § 14c Abs. 2 UStG; die Berichtigung beantragen Sie beim Finanzamt. Dies ist keine Steuerberatung.
Weiterlesen
Quellen
- § 34a UStDV, gesetze-im-internet.de: Mindestangaben der Kleinunternehmer-Rechnung
- § 33 UStDV, gesetze-im-internet.de: Kleinbetragsrechnung
- § 31 UStDV, gesetze-im-internet.de: Rechnungsberichtigung
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de: Rechnungsbegriff, Zustimmung, Pflichtangaben
- § 14b UStG, gesetze-im-internet.de: Aufbewahrung
- § 14c UStG, gesetze-im-internet.de: Unberechtigter Steuerausweis
- § 19 UStG, gesetze-im-internet.de
- § 286 BGB, gesetze-im-internet.de: Verzug
- meetergo Hilfe: Rechnungen aus Buchungen
- meetergo Hilfe: Rechnungsnummern anpassen
- Lexware Hilfe: Kleinunternehmerregelung
- sevdesk Rechnungsprogramm für Handwerker
Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Die Beispielrechnung ist erfunden. Hinweise zu Steuerfragen sind keine Steuerberatung.
Diesen Eintrag zitieren
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. „Rechnung schreiben als Kleinunternehmer“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://rechnungsprogramm-fuer-kleinunternehmer.de/rechnung-schreiben/