Ratgeber · Stand November 2026

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kurz beantwortet

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das sagt das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung; für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Ihre eigenen Rechnungen dürfen Sie nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF.

Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, sind Sie ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Übergangsfristen erlauben sonstige Rechnungen für Umsätze bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro auch für Umsätze im Jahr 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Dies ist keine Steuerberatung.

Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet in seiner Suite selbst eine Rechnungs-App an und ist hier als Anbieter enthalten. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter (Stand 9. November 2026); es gelten Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen. Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. So entsteht diese Übersicht.

E-Rechnung empfangen→keine Ausstellungspflicht→XRechnung und ZUGFeRD→Regelbesteuerung

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Eine einfache PDF-Datei ist das nicht. Sie gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung.

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich alle Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, außer den ZUGFeRD-Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Was Kleinunternehmer müssen und was nicht

Empfangen

Pflicht: E-Rechnungen empfangen können

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; Ausnahmen sind laut BMF nicht vorgesehen. Kleinunternehmer gelten dabei als Unternehmer. Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung, als sie die Aufbewahrung ohnehin verlangt, ist nicht Pflicht.

Ausstellen

Keine Pflicht: E-Rechnungen ausstellen

Leistungen von Kleinunternehmern sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. § 34a UStDV erlaubt, die Rechnung „immer als sonstige Rechnung“ zu übermitteln, und nennt dafür kein Enddatum. Wünscht Ihr Kunde eine E-Rechnung, können Sie trotzdem eine schicken. Welches Format und welcher Weg gelten, klären Sie mit Ihrem Kunden; der Übermittlungsweg ist laut BMF eine zivilrechtliche Absprache.

Lesen

XRechnungen lesbar machen

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer. Das BMF verweist auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal und auf kostenfreie Angebote privater Anbieter. Rechnungsprogramme wie sevdesk, Papierkram oder Lexware Office lesen eingehende E-Rechnungen laut Anbieter direkt ein.

Aufbewahren

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Ein- und ausgehende Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Nur einen Ausdruck aufzuheben genügt daher nicht. Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist umsatzsteuerlich laut BMF regelmäßig kein Verstoß. Dies ist keine Steuerberatung.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Beide Formate setzen die Norm EN 16931 um. Angaben laut Bundesfinanzministerium.

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	reine XML-Datei	hybrid: PDF mit eingebetteten XML-Daten
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	ja, über den PDF-Teil
Bei Abweichungen gilt	es gibt nur die XML-Daten	die XML-Daten, nicht der Bildteil
Entwickelt von	Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)	Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV
Als E-Rechnung zulässig	ja	ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL

Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 7, 12a und 16.

Welche Programme E-Rechnungen erstellen und empfangen

Angaben laut offiziellen Seiten der Anbieter, Stand 9. November 2026. Quellen am Ende der Seite und im Vergleich.

Programm	E-Rechnung erstellen	E-Rechnung empfangen und lesen
meetergo Rechnungen	nach EN 16931, laut Produktseite kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD; Versand als PDF und XML	ab Suite: ZUGFeRD aus dem eingebetteten XML lesen; Einlesen von XRechnung nicht ausdrücklich genannt
sevdesk	ZUGFeRD oder XRechnung; im kostenlosen Tarif 3 im Monat	XRechnung und ZUGFeRD hochladen, auslesen, validieren und archivieren, in allen Tarifen
easybill	XRechnung und ZUGFeRD; im Free-Tarif innerhalb der 50 Dokumente	ZUGFeRD und XRechnung empfangen
Papierkram	E-Rechnungen im XML-Format in allen Versionen; XRechnung und ZUGFeRD im Funktionsvergleich ab S	in allen Paketen empfangen, ablegen und verbuchen, mit lesbarem Beleganhang
Lexware Office	ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, ab Tarif M	empfangen, verbuchen und archivieren als ZUGFeRD oder XRechnung
FastBill	ZUGFeRD und XRechnung, schon im kleinsten Tarif	ZUGFeRD mit Auslesen der Daten; XRechnung anzeigen
SumUp Rechnungen	XRechnung und ZUGFeRD; kostenlos bis 4, mit Plus unbegrenzt	empfangene E-Rechnungen hochladen
Zervant	XRechnung als XML im kostenlosen Tarif; andere E-Rechnungen über einen Partner als Premium-Funktion	nicht genannt
Billomat	XRechnung und ZUGFeRD in allen Tarifen	Eingangsrechnungen in allen Tarifen; ob XRechnung und ZUGFeRD eingelesen werden, ist nicht angegeben

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Wer viele E-Rechnungen von Lieferanten bekommt, wählt ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD ausdrücklich einliest, etwa sevdesk, Papierkram oder Lexware Office. meetergo liest laut Produktseite nur ZUGFeRD ein und erst ab Suite.

Was sich beim Wechsel zur Regelbesteuerung ändert

Pflicht

Ab dem Wechsel: E-Rechnung an Unternehmen

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er laut BMF ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Ausgenommen bleiben laut BMF unter anderem Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbeträge bis 250 Euro und Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.

Übergang

Übergangsfristen für 2026 und 2027

Für Umsätze bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen: Papier immer, ein anderes elektronisches Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.

Pflichtangaben

Mehr Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Statt der Mindestangaben nach § 34a UStDV gelten dann die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Zeitpunkt der Leistung, der Steuersatz und der Steuerbetrag. In einer E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine Anlage genügt laut BMF nicht.

Bindung

Freiwilliger Wechsel bindet fünf Jahre

Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, erklärt das gegenüber dem Finanzamt. Der Verzicht bindet mindestens für fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Prüfen Sie vorher, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ausstellt. Dies ist keine Steuerberatung.

Fragen und Antworten

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Nein, solange Sie Kleinunternehmer bleiben. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, und nennt kein Enddatum. Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027 betreffen Unternehmen, die zur E-Rechnung verpflichtet sind. Dies ist keine Steuerberatung.

Was muss ich tun, um E-Rechnungen empfangen zu können?

Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach. Praktisch sind ein Viewer oder ein Programm, das XRechnungen lesbar macht, und ein Archiv, das die XML-Datei unverändert acht Jahre aufbewahrt. Dies ist keine Steuerberatung.

Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?

Beide sind zulässig. ZUGFeRD enthält eine PDF und ist ohne Zusatzsoftware lesbar; maßgeblich sind aber die XML-Daten. XRechnung ist reines XML und braucht einen Viewer. Welches Format Ihre Kundschaft erwartet, klären Sie mit ihr.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 gilt eine einfache PDF als sonstige Rechnung, weil sie kein strukturiertes Format hat (BMF, Frage 2). Als Kleinunternehmer dürfen Sie PDF-Rechnungen trotzdem verschicken, wenn der Empfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 UStG).

Kann meetergo E-Rechnungen?

meetergo erstellt laut Produktseite E-Rechnungen nach EN 16931, kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD, und versendet sie laut Hilfe-Center als PDF und als XML. Eingangsrechnungen liest meetergo ab Suite ein, ZUGFeRD aus dem eingebetteten XML; ein Einlesen von XRechnung-Dateien nennt meetergo nicht ausdrücklich.

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Quellen

Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Hinweise zu Steuerfragen sind keine Steuerberatung.

Diesen Eintrag zitieren

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. „E-Rechnung für Kleinunternehmer“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://rechnungsprogramm-fuer-kleinunternehmer.de/e-rechnung/