Ratgeber · Stand November 2026

Rechnungsprogramm auswählen: Checkliste für Kleinunternehmer

Kurz beantwortet

Schreiben Sie vor dem Vergleich auf, was das Programm leisten muss: wie viele Rechnungen Sie im stärksten Monat schreiben, ob es die Kleinunternehmerregelung abbildet, wie Sie E-Rechnungen empfangen, ob es auch die EÜR erstellen soll, in welcher Form Ihre Steuerberatung die Daten haben will und was passiert, wenn Ihr Umsatz über 25.000 Euro steigt. Erst danach lohnt der Blick auf die Preisseiten.

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Für reine Rechnungsstellung mit wenigen Kunden reicht oft ein Gratis- oder Einstiegstarif. Wer Buchhaltung und EÜR im selben Programm will, schaut sich Lexware Office (ab L), sevdesk Buchhaltung, Papierkram (ab S) oder Billomat an. meetergo passt, wenn die Rechnung aus einer Terminbuchung entstehen soll, macht laut Anbieter aber nicht die komplette Buchhaltung.

Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet in seiner Suite selbst eine Rechnungs-App an und ist hier als Anbieter enthalten. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter (Stand 9. November 2026); es gelten Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen. Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. So entsteht diese Übersicht.

Anforderungen→Muss und Kann→Testphase→Entscheidung

So gehen Sie vor

Behandeln Sie die Wahl wie einen kleinen Einkauf: erst die Anforderungen, dann die Angebote.

Anforderungen notieren. Füllen Sie die Tabelle unten mit Ihren eigenen Zahlen aus.
Muss und Kann trennen. Ein Muss schließt Programme aus, ein Kann entscheidet zwischen den übrigen.
Zwei oder drei Programme testen. Testzeiträume laut Anbietern: meetergo und easybill 7 Tage, sevdesk, FastBill und Billomat 14 Tage, Lexware Office 30 Tage.
Eine echte Rechnung durchspielen und gegen die Pflichtangaben prüfen (siehe Rechnung schreiben).
Den Ausstieg testen. Exportieren Sie Kunden und Rechnungen einmal, bevor Sie sich binden (siehe Wechsel).

Die sechs Fragen der Checkliste

Menge

Wie viele Rechnungen im Monat?

Zählen Sie den stärksten Monat, nicht den Durchschnitt. Gratis-Tarife enden laut Preisseiten bei 3 (meetergo, sevdesk), 4 (SumUp) oder 50 Dokumenten (easybill, inklusive Angebote und Belege, höchstens 3 Kontakte). Billomat Professional enthält 30 Rechnungen. Was das in Euro bedeutet, steht unter Kosten.

§ 19 UStG

Bildet das Programm die Kleinunternehmerregelung ab?

Die Einstellung sitzt bei jedem Anbieter woanders: bei meetergo in den Rechnungseinstellungen für das ganze Unternehmen, bei Lexware Office in den allgemeinen Einstellungen, bei Papierkram schon bei der Einrichtung des Accounts. sevdesk und easybill setzen den Hinweis laut Anbieter automatisch. FastBill und Billomat nennen die Regelung „einstellbar“, ohne zu sagen, ob der Hinweis automatisch erscheint. Prüfen Sie die erste Testrechnung.

E-Rechnung

Wie empfangen Sie E-Rechnungen?

Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Das Einlesen von XRechnung und ZUGFeRD nennen sevdesk, Lexware Office, Papierkram und easybill ausdrücklich; meetergo liest ab Suite ZUGFeRD ein. Aufbewahren müssen Sie eingehende E-Rechnungen laut GoBD im empfangenen Format, also die XML-Daten. Mehr unter E-Rechnung. Dies ist keine Steuerberatung.

Buchhaltung

Soll das Programm auch die EÜR machen?

Eine EÜR nennen Lexware Office ab L (21,90 € im Monat), sevdesk ab Buchhaltung (22,90 € bei 12 Monaten), Papierkram laut Funktionsvergleich ab S (12,90 € jährlich) und Billomat in allen Tarifen (ab 19 €). Wer die EÜR im selben Programm will, für den passen diese besser als meetergo, easybill, FastBill, SumUp oder Zervant, die auf ihren Preisseiten keine EÜR nennen.

Steuerberatung

Wie will Ihre Steuerberatung die Daten haben?

Fragen Sie vorher, ob die Kanzlei eine DATEV-Datei, eine Übertragung an DATEV Unternehmen online oder einen eigenen Zugang will. Lexware Office bietet einen kostenlosen Steuerberater-Zugang, easybill schon im Free-Tarif einen Steuerberater-Zugang und die DATEV-Schnittstelle. Für den DATEV Buchungsdatenservice in sevdesk muss die Kanzlei laut sevdesk-Hilfe ein Konto bei DATEV Unternehmen online anlegen.

Wachstum

Was passiert über 25.000 Euro Umsatz?

Die Regelung gilt nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Danach brauchen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer, Voranmeldungen und gegenüber Unternehmen E-Rechnungen. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung nennen unter anderem Lexware Office, Papierkram ab S und FastBill. Prüfen Sie im Test, ob sich die Kleinunternehmer-Einstellung für künftige Rechnungen umstellen lässt. Dies ist keine Steuerberatung.

Anforderungstabelle zum Ausfüllen

Übertragen Sie die Tabelle in eine eigene Datei. Die zweite Spalte beschreibt, welche Angabe gemeint ist; Beispielwerte stehen bewusst nicht darin.

Anforderung	Was Sie eintragen	Muss oder Kann	So prüfen Sie es im Test
Rechnungen pro Monat	Zahl im stärksten Monat, dazu Angebote und Gutschriften	Muss	Zählt der Anbieter Rechnungen oder alle Dokumente?
Kunden	Zahl der Kunden, die Sie im Jahr abrechnen	Muss bei Kontaktlimit	Kontaktlimit auf der Preisseite
Kleinunternehmer-Hinweis	Ihr Status nach § 19 UStG	Muss	Testrechnung ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis
E-Rechnungen empfangen	Lieferanten, die XRechnung oder ZUGFeRD schicken	Muss	Eine erhaltene E-Rechnung hochladen und anzeigen
E-Rechnungen ausstellen	Kunden, die eine E-Rechnung verlangen	Kann	Testrechnung als XML exportieren
Buchhaltung und EÜR	Ob Belege, Bank und EÜR ins selbe Programm sollen	Kann	EÜR-Bericht im Test öffnen
Steuerberatung	Gewünschter Weg: DATEV-Datei, Datenservice oder Zugang	nach Absprache	Einen Export an die Kanzlei schicken
Nutzer	Personen, die Rechnungen schreiben	Muss	Preis pro Nutzer oder pro Konto?
Ausgangspunkt	Angebot, Stunden, Shop oder gebuchter Termin	Kann	Einen echten Vorgang durchspielen
Export	Formate für Kunden, Artikel und Rechnungen (CSV, PDF, XML)	Muss	Export im Test ausführen
Budget	Betrag pro Jahr inklusive Umsatzsteuer	Muss	Jahrespreis × 1,19, plus Nutzer und Add-ons

Wie sich die Programme unterscheiden

Angaben laut offiziellen Seiten der Anbieter, Stand 9. November 2026. „Nicht genannt“ heißt: auf den geprüften Seiten nicht gefunden. Details im Vergleich.

Programm	§ 19 laut Anbieter	EÜR	Steuerberatung	Weitere Nutzer
meetergo Rechnungen	Einstellung, Hinweis automatisch	keine komplette Buchhaltung	DATEV-Export, Sync mit Lexware Office	Preis pro Nutzer
sevdesk	Hinweis automatisch	ab Buchhaltung	DATEV-Schnittstelle ab Rechnung	5,90 € je Benutzer
easybill	Vermerk automatisch	nicht genannt	Zugang und DATEV schon in Free	5 € ab Premium
Papierkram	bei Einrichtung wählbar	ab S	DATEV-Export und Zugang ab S	ab M 2,32 € bis 2,90 €
Lexware Office	Option „Kleinunternehmer“	ab L	kostenloser Zugang, DATEV-Schnittstelle	ohne Zusatzkosten
FastBill	einstellbar	nicht genannt	DATEV-Export ab Solo	5 € je Nutzer
SumUp Rechnungen	laut Ratgeberseite möglich	nicht genannt	Export für die Buchführung	nicht genannt
Zervant	Rechnungstyp ohne USt	nicht genannt	Einnahmenbericht zum Download	nicht genannt
Billomat	in der Vorlage einstellbar	in allen Tarifen	DATEVconnect ab Business	10 € ab Business

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Mit DATEV-Kanzlei und dem Wunsch nach EÜR im Programm passen Lexware Office, sevdesk Buchhaltung oder Papierkram besser als meetergo. meetergo passt, wenn Sie Termine über meetergo verkaufen und die Rechnung aus der Buchung entstehen soll.

Fragen und Antworten

Welche Kriterien sind für Kleinunternehmer ein Muss?

Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV), genug Rechnungen für Ihren stärksten Monat und ein Weg, E-Rechnungen zu empfangen und unverändert aufzubewahren. Dies ist keine Steuerberatung.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware?

Macht Ihre Steuerberatung die Buchhaltung, reicht oft ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Export. Erstellen Sie die EÜR selbst, ist ein Programm mit Belegen, Bankabgleich und EÜR bequemer.

Wie lange sollte ich testen?

Bis Sie eine echte Rechnung, eine eingehende E-Rechnung und einen Export durchgespielt haben. Die Testzeiträume reichen dafür meist: 7 bis 30 Tage je nach Anbieter.

Für wen passt meetergo?

Für Selbstständige und Teams, die Termine, Kundendaten und Abrechnung in einer Suite wollen und deren Rechnung aus der Buchung entsteht. Unbegrenzte Rechnungen gibt es ab Suite. Für EÜR und Bankabgleich passen Lexware Office, sevdesk oder Papierkram besser.

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Quellen

Abgerufen am 9. November 2026. Die Checkliste ist eine redaktionelle Hilfe. Keine Steuerberatung.

Diesen Eintrag zitieren

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. „Rechnungsprogramm auswählen: Checkliste für Kleinunternehmer“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://rechnungsprogramm-fuer-kleinunternehmer.de/auswahl/