Glossar · Stand November 2026

Glossar: Rechnung und Kleinunternehmerregelung

Kurz beantwortet

Dieses Glossar erklärt 24 Begriffe, die Ihnen beim Rechnungsschreiben als Kleinunternehmer begegnen: von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG über E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD bis zu GoBD, EÜR und Mahnwesen.

Rechtliche Begriffe verweisen auf den Gesetzestext bei gesetze-im-internet.de oder auf die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums. Die Erklärungen sind vereinfacht und keine Steuerberatung.

Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet in seiner Suite selbst eine Rechnungs-App an und ist hier als Anbieter enthalten. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter (Stand 9. November 2026); es gelten Listenpreise ohne zeitlich begrenzte Aktionen. Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. So entsteht diese Übersicht.

Begriffe von A bis Z

Alphabetisch sortiert. Ausführliche Anleitungen finden Sie unter Rechnung schreiben und E-Rechnung.

Abschlagsrechnung: Rechnung über einen Teilbetrag, bevor die Leistung vollständig erbracht ist. Für vorab vereinnahmte Teilentgelte gelten die Rechnungsregeln sinngemäß; in der Endrechnung (Schlussrechnung) werden sie abgesetzt (§ 14 Abs. 5 UStG). Beim Werkvertrag regelt § 632a BGB den Anspruch auf Abschlagszahlungen.
Aufbewahrungsfrist: Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in der ursprünglichen Form vorliegen.
DATEV-Export: Export von Rechnungs- und Buchungsdaten in einem Format, das sich in DATEV-Software einlesen lässt, etwa zur Übergabe an die Steuerberatung. Die Programme setzen das unterschiedlich um, etwa als „DATEV-Paket“ (meetergo), als Export im DATEV-Format und über DATEV-Datenservices (Papierkram) oder als Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (easybill).
E-Rechnung: Eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer müssen sie empfangen können, aber nicht ausstellen (BMF).
EN 16931: Europäische Normenreihe für die elektronische Rechnungsstellung, technisch umgesetzt vom Europäischen Komitee für Normung (CEN). Sie gibt ein strukturiertes, XML-basiertes Format vor. Ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung erarbeitet, gilt sie nun auch zwischen Unternehmen (BMF).
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung): Vereinfachte Gewinnermittlung: Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und keine Bücher führt, kann als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG). Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office (ab Tarif L) erstellen sie. meetergo Rechnungen deckt laut Anbieter nicht die komplette Buchhaltung ab.
Gesamtumsatz: Maßgröße für die Kleinunternehmergrenzen: die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 UStG).
GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Für die Umsatzsteuer ist allein die Speicherung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems laut BMF regelmäßig kein Verstoß (BMF, Frage 13).
Gutschrift: Im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die nicht der leistende Unternehmer, sondern nach vorheriger Vereinbarung der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Sie muss die Angabe „Gutschrift“ tragen (§ 34a Nr. 6 UStDV). Davon zu unterscheiden ist die kaufmännische Gutschrift, die das BMF zu den Berichtigungsvorgängen zählt.
Handwerkerleistungen (§ 35a EStG): Private Auftraggeber können für Handwerkerleistungen zur Renovierung, Erhaltung und Modernisierung 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro, von der Einkommensteuer abziehen. Begünstigt sind nur Arbeitskosten; Voraussetzung sind eine Rechnung und eine Zahlung auf das Konto des Leistenden (§ 35a Abs. 3 und 5 EStG).
Kleinbetragsrechnung: Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag. Sie braucht nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung sowie den Betrag mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 33 UStDV).
Kleinunternehmer-Identifikationsnummer: Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern für die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren erteilt, wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer die Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen will (§ 19a Abs. 1 UStG). Sie kann auf der Rechnung statt der Steuernummer stehen (§ 34a Nr. 2 UStDV).
Kleinunternehmerregelung: Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Rechnungen weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV).
Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen. Rechtlich kommt ein Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug, spätestens aber 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur mit einem Hinweis darauf in der Rechnung (§ 286 BGB).
Rechnung: „Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie wird als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung übermittelt.
Rechnungsnummer: „Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“ (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Die Mindestangaben für Kleinunternehmer in § 34a UStDV nennen sie nicht; empfehlenswert ist sie trotzdem.
Regelbesteuerung: Besteuerung nach den allgemeinen Regeln mit Umsatzsteuer auf den Rechnungen. Kleinunternehmer können gegenüber dem Finanzamt auf die Kleinunternehmerregelung verzichten; der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Ab dem Wechsel gilt unter den übrigen Voraussetzungen auch die Pflicht zur E-Rechnung (BMF).
Sonstige Rechnung: Eine Rechnung, „die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“ (§ 14 Abs. 1 UStG), etwa eine PDF per E-Mail. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a UStDV).
Steuernummer: Vom Finanzamt erteilte Nummer. Kleinunternehmer geben auf der Rechnung die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer an (§ 34a Nr. 2 UStDV).
Storno und Rechnungsberichtigung: Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann die Rechnung berichtigt werden; dafür genügt ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Als Storno bezeichnen Rechnungsprogramme meist einen Gegenbeleg, der eine Rechnung aufhebt; danach kann eine neue Rechnung folgen.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern Unternehmern auf Antrag erteilt (§ 27a Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer können sie auf der Rechnung statt der Steuernummer angeben (§ 34a Nr. 2 UStDV).
Unberechtigter Steuerausweis: Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, etwa als Kleinunternehmer, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Eine Berichtigung muss beim Finanzamt gesondert schriftlich beantragt werden (§ 14c Abs. 2 UStG).
XRechnung: In Deutschland übliches E-Rechnungsformat als reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Zum Lesen braucht man einen Viewer, etwa den E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal. Erfüllt laut BMF die Voraussetzungen einer E-Rechnung (BMF, Fragen 7, 12a, 16).
ZUGFeRD: Hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV. Maßgeblich sind die XML-Daten, nicht der Bildteil. Als E-Rechnung zulässig ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF, Fragen 7, 12a, 16).

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Quellen

Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Die Erklärungen sind vereinfacht und keine Steuerberatung.

Diesen Eintrag zitieren

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. „Glossar: Rechnung und Kleinunternehmerregelung“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://rechnungsprogramm-fuer-kleinunternehmer.de/glossar/