Fragen und Antworten: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif nennen laut Preisseiten meetergo (3 Rechnungen/Monat), sevdesk (3 Rechnungen/Monat), easybill (50 Dokumente/Monat, 3 Kontakte), Papierkram (Basisfunktionen, Logo im Footer), SumUp Rechnungen und Zervant. Lexware Office, FastBill und Billomat bieten Testzeiträume. Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Die Rechnung muss angeben, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV in Verbindung mit § 19 UStG). Eine Formulierung nah am Gesetzestext lautet: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Programme mit Kleinunternehmer-Einstellung setzen einen solchen Hinweis automatisch. Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a UStDV). Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können; dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Seit 2025: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Ja. Laut Hilfe-Center gibt es in den Rechnungseinstellungen die Option „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Dann weist jede Rechnung keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung. Im Free- und Light-Tarif sind 3 Rechnungen pro Monat enthalten, unbegrenzt ab Suite. Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Für Angebote, Rechnungen und Mahnungen reicht ein Rechnungsprogramm. Wer zusätzlich Belege erfassen, Bankumsätze zuordnen und die EÜR erstellen will, braucht eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office (ab Tarif L), sevdesk Buchhaltung oder Papierkram. Ausführlich auf der Seite: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Dauerhaft kostenlose Tarife nennen meetergo (3 Rechnungen im Monat), sevdesk (3 Rechnungen im Monat), easybill (50 Dokumente im Monat, 3 Kontakte), Papierkram (Basisfunktionen, Logo im Footer), SumUp Rechnungen (laut Vergleichstabelle 4 im Monat) und Zervant. Lexware Office, FastBill und Billomat bieten nur Testzeiträume von 30 oder 14 Tagen. Ausführlich auf der Seite: Kostenlos

Eindeutig nicht. Zervant nennt auf der Tarifkarte unbegrenzte Rechnungen, in der FAQ derselben Preisseite aber ein Limit von 5 im Monat. SumUp nennt auf der Tarifkarte unbegrenzte Rechnungen, in der Vergleichstabelle 4 im Monat. Papierkram nennt für Free keine feste Rechnungszahl, aber 100 MB Speicher und ein Papierkram-Logo im Footer. Fragen Sie im Zweifel beim Anbieter nach. Ausführlich auf der Seite: Kostenlos

§ 14 UStG definiert eine Rechnung als jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird; ein bestimmtes Programm schreibt das Gesetz nicht vor. Wichtig sind die Angaben nach § 34a UStDV und die Aufbewahrung über acht Jahre (§ 14b UStG). Ein Programm setzt Hinweis und Nummer automatisch und archiviert. Wie Sie eine Rechnung aufbauen, steht unter Rechnung schreiben. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Kostenlos

Ja. Laut Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer; das BMF verweist auf den E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal und auf kostenfreie Angebote privater Anbieter. sevdesk und Papierkram nennen den Empfang von E-Rechnungen ausdrücklich in allen Tarifen. Mehr unter E-Rechnung für Kleinunternehmer. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Kostenlos

Nur für sehr wenige Rechnungen: Free und Light enthalten 3 Rechnungen im Monat, unbegrenzt erst ab Suite. Die Einstellung „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ gibt es laut Hilfe-Center in den Rechnungseinstellungen. Sinnvoll ist meetergo vor allem, wenn Sie Termine über meetergo verkaufen und die Rechnung aus der Buchung entstehen soll. Für reine Rechnungsstellung sind andere Programme günstiger. Ausführlich auf der Seite: Kostenlos

§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht als Mindestangabe. Wir empfehlen sie trotzdem: Sie erleichtert die Zuordnung von Zahlungen und Stornos, und nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist sie Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

§ 34a Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt; einen festen Wortlaut gibt die Vorschrift nicht vor. Nah am Gesetz ist: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Lexware Office schlägt laut Hilfe den Text „Der Rechnungsbetrag ist Gegenstand der Kleinunternehmerbesteuerung nach §19 UStG.“ vor. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

§ 34a UStDV nennt es nicht. Für Rechnungen nach den allgemeinen Regeln verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Die Angabe hilft Ihrer Kundschaft bei der Zuordnung und schadet nicht. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

Ja, mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Als Kleinunternehmer dürfen Sie nach § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung, also Papier oder PDF, statt einer E-Rechnung übermitteln. Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt für Ihre eigenen und für erhaltene Rechnungen. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

Fehlende oder falsche Angaben berichtigen Sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder Sie stornieren die Rechnung und stellen eine neue aus. Haben Sie versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, gilt § 14c Abs. 2 UStG; die Berichtigung beantragen Sie beim Finanzamt. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Rechnung schreiben

Nein, solange Sie Kleinunternehmer bleiben. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, und nennt kein Enddatum. Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027 betreffen Unternehmen, die zur E-Rechnung verpflichtet sind. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: E-Rechnung

Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach. Praktisch sind ein Viewer oder ein Programm, das XRechnungen lesbar macht, und ein Archiv, das die XML-Datei unverändert acht Jahre aufbewahrt. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: E-Rechnung

Beide sind zulässig. ZUGFeRD enthält eine PDF und ist ohne Zusatzsoftware lesbar; maßgeblich sind aber die XML-Daten. XRechnung ist reines XML und braucht einen Viewer. Welches Format Ihre Kundschaft erwartet, klären Sie mit ihr. Ausführlich auf der Seite: E-Rechnung

Nein. Seit 2025 gilt eine einfache PDF als sonstige Rechnung, weil sie kein strukturiertes Format hat (BMF, Frage 2). Als Kleinunternehmer dürfen Sie PDF-Rechnungen trotzdem verschicken, wenn der Empfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 UStG). Ausführlich auf der Seite: E-Rechnung

meetergo erstellt laut Produktseite E-Rechnungen nach EN 16931, kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD, und versendet sie laut Hilfe-Center als PDF und als XML. Eingangsrechnungen liest meetergo ab Suite ein, ZUGFeRD aus dem eingebetteten XML; ein Einlesen von XRechnung-Dateien nennt meetergo nicht ausdrücklich. Ausführlich auf der Seite: E-Rechnung

Das hängt von Ihren Aufträgen ab. Für Abschlags- und Schlussrechnungen nennen sevdesk, Lexware Office, easybill und Papierkram eine Funktion, für den getrennten Lohnkostenausweis Papierkram und easybill. Für Aufmaß oder Serviceberichte ist spezialisierte Handwerkersoftware gedacht. Ausführlich auf der Seite: Handwerk

§ 34a UStDV verlangt das nicht. Weil § 35a Abs. 5 EStG nur Arbeitskosten begünstigt, hilft der getrennte Ausweis aber Ihren Privatkunden, die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen zu nutzen. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Handwerk

Ja. Beim Werkvertrag regelt § 632a BGB den Anspruch auf Abschlagszahlungen, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Für Rechnungen über vorab vereinnahmte Teilentgelte gelten die Rechnungsregeln sinngemäß (§ 14 Abs. 5 UStG); als Kleinunternehmer also ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf § 19 UStG. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Handwerk

Gratis-Tarife gibt es, siehe Kostenlos. Abschlagsrechnungen sind dort laut Preisseiten aber nicht enthalten: bei sevdesk erst ab Tarif Rechnung, bei Papierkram erst ab Paket M. Ausführlich auf der Seite: Handwerk

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können, etwa von Lieferanten. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Details unter E-Rechnung für Kleinunternehmer. Ausführlich auf der Seite: Handwerk

Bei 20 Rechnungen im Monat und einer Person nach unseren Rechenbeispielen netto zwischen 96 € (SumUp Plus) und 358,80 € (meetergo Suite im ersten Jahr), bei den meisten reinen Rechnungstarifen 108 € bis 154,80 €. Kleinunternehmer zahlen in der Regel die Umsatzsteuer dazu. Ausführlich auf der Seite: Kosten

Rechnerisch ja: sevdesk Rechnung 12 × 11,90 € = 142,80 € statt 118,80 €, easybill Starter 144 € statt 108 €, SumUp Plus 120 € statt 96 €. Dafür sind Sie gebunden; sevdesk verlängert laut Hilfe-Center ohne Kündigung 14 Tage vor Laufzeitende automatisch. Lexware Office ist monatlich kündbar. Ausführlich auf der Seite: Kosten

Ja, wenn der Anbieter sie berechnet. Abziehen können Sie sie in der Regel nicht, weil Ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind und § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug dafür ausschließt. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Kosten

Free und Light (9,90 € pro Nutzer und Monat) enthalten 3 Rechnungen im Monat. Unbegrenzt ab Suite für 29,90 € pro Nutzer und Monat im ersten Jahr, danach 34,90 €, jährlich, zzgl. MwSt. Ausführlich auf der Seite: Kosten

Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV), genug Rechnungen für Ihren stärksten Monat und ein Weg, E-Rechnungen zu empfangen und unverändert aufzubewahren. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Auswahl

Macht Ihre Steuerberatung die Buchhaltung, reicht oft ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Export. Erstellen Sie die EÜR selbst, ist ein Programm mit Belegen, Bankabgleich und EÜR bequemer. Ausführlich auf der Seite: Auswahl

Bis Sie eine echte Rechnung, eine eingehende E-Rechnung und einen Export durchgespielt haben. Die Testzeiträume reichen dafür meist: 7 bis 30 Tage je nach Anbieter. Ausführlich auf der Seite: Auswahl

Für Selbstständige und Teams, die Termine, Kundendaten und Abrechnung in einer Suite wollen und deren Rechnung aus der Buchung entsteht. Unbegrenzte Rechnungen gibt es ab Suite. Für EÜR und Bankabgleich passen Lexware Office, sevdesk oder Papierkram besser. Ausführlich auf der Seite: Auswahl

Nur wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten vollständig und auswertbar übernommen sind (GoBD Rz. 142 bis 144). Bei sevdesk werden die Daten nach der Kündigung laut Hilfe-Center nur bis zu drei Monate gespeichert; exportieren Sie vorher. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Wechsel

Für PDF-Rechnungen ist die PDF das Original. Bei E-Rechnungen zählt der XML-Teil. Enthält das alte Programm Ihre Buchhaltung, gehören die Buchungsdaten dazu; eine Druckdatei allein reicht nach GoBD Rz. 144 nicht. Dies ist keine Steuerberatung. Ausführlich auf der Seite: Wechsel

Papierkram nennt einen CSV-Import für Rechnungen, Lexware Office nimmt Rechnungen als PDF oder JPEG in der Belegerfassung an, FastBill erfasst Rechnungen aus anderer Software als Einnahme. Zervant bietet laut Hilfe keinen Import bestehender Rechnungen. Ausführlich auf der Seite: Wechsel

Der Jahreswechsel, mit ein paar Wochen Überschneidung. Beachten Sie die Kündigungsfrist des alten Anbieters, bei sevdesk etwa 14 Tage vor Laufzeitende. Ausführlich auf der Seite: Wechsel